Introducción

Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción establece que una de las atribuciones del Comité de Participación Ciudadana (CPC), es la de proponer proyectos de mejora para el suministro, intercambio, sistematización y actualización de la información que generen las instituciones competentes de los diversos órdenes de gobierno (artículo 21, f. VII, inciso c).

Conscientes de la importancia de promover la documentación y digitalización de todo acto que derive del ejercicio de las facultades, competencias o funciones de quienes integran el Sistema Nacional Anticorrupción, con el fin de facilitar la transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas sobre su funcionamiento, el CPC en colaboración con la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional Anticorrupción (SESNA), han impulsado el proyecto estratégico “Reto SESNA sin papel”.

• ¿Por qué abandonar el papel?

El internet y las tecnologías de la información han transformado la manera en que los ciudadanos interactuamos entre nosotros y con nuestro gobierno. En México, por ejemplo:

• 9 de cada 10 personas poseen un teléfono móvil;
• 30% de los y las mexicanas hace, por internet, trámites gubernamentales.

Estos cambios tecnológicos están obligando a los gobiernos a modernizarse y a utilizar la tecnología para volverse más eficientes y generar una relación más horizontal con la ciudadanía.

Algunos de los principales beneficios de dejar el papel son:

• Reduce el costo de los trámites;
• Reduce el costo de la información al hacerla accesible para todos;
• Disminuye los riesgos de corrupción al eliminar a los intermediarios;
• Promueve la trazabilidad en la toma de decisiones al conocer la información estratégica desde que se genera, y
• Aumenta la transparencia, eficiencia y rendición de cuentas.

Los beneficios de dejar el papel en el gobierno y de avanzar hacia un gobierno digital están comprobados. Cifras del gobierno de Estonia, quienes han digitalizado el 99% de sus servicios gubernamentales, revelan que este esfuerzo ha generado un ahorro anual de 1,400 años de trabajo, cada año.

• Caso de éxito: SESNA

La SESNA inició un proyecto piloto interno para probar y documentar la implementación de dos acciones en la generación de documentos digitales y transparentes por defecto con el objetivo de:

1. Fomentar la eficiencia de las instituciones que conforman al SNA;
2. Incrementar la transparencia y publicidad de la información pública generada por las instituciones del Sistema, e
3. Impulsar el aprovechamiento responsable de los recursos públicos reduciendo el uso de papel y tinta.

Desde octubre de 2018, la SESNA implementó una herramienta de e.firma y un Sistema de Control de Gestión (SCG).

El resultado de estas acciones fue:

• Reducción de las impresiones en un 70.5% en tres meses;
• Aumento en la eficiencia y disminución en los tiempos de respuesta;
• Promoción de una nueva forma de captura y seguimiento de trámites oficiales a través de un sistema electrónico de control de gestión que permite un mejor orden y seguimiento;
• Promoción del uso de la e.firma;
• Se incentivó el uso de herramientas digitales para comunicación, revisión y trabajo interno;
• Ahorros monetarios sustantivos.

• Herramientas

• Firma electrónica (e.firma)

Marco normativo

La e.firma tiene la misma validez y produce los mismos efectos que la firma autógrafa (artículos 1º; 2, fracciones IV, V, XIII y XIV; 7, 8 y 9, Ley de Firma Electrónica Avanza). Además, los sujetos obligados pueden utilizar la e.firma para la gestión documental con fundamento en el artículo 63 de la Ley General de Archivos.

La implementación de la e.firma debe tener en consideración las capacidades de las herramientas para brindar seguridad y eficiencia. La ventaja de que las personas adopten la e.firma es que esta tecnología permite:

1. Validar la identidad de la persona que firma un documento;
2. Asegurar que el documento no ha sido alterado desde que fue firmado, y
3. Dar trazabilidad, conocer toda la historia de un documento.

Un ejemplo claro de la utilidad de la e.firma es la Plataforma de Ética de la Abogacía Mexicana.

• Sistemas de control de gestión

Un SCG permite registrar, atender y consultar documentos a través de una herramienta informática; facilita la clasificación y la preservación de la información. El propósito de estos sistemas es volver la gestión documental más eficiente y promover la transparencia proactiva al facilitar la identificación de información de interés público.

• Recomendaciones

1. El liderazgo de alto nivel es esencial para el éxito de las acciones, quienes dirigen deben involucrarse activamente y adoptar también las herramientas tecnológicas.
2. Las personas pueden resistirse a adoptar novedades en su trabajo. Esta aversión al riesgo puede reducirse si se realizan capacitaciones. Además, es necesario explicar a las personas que la normatividad sí permite implementar nuevas tecnologías.
3. Debe considerarse la cultura organizacional. Los procedimientos dentro de las organizaciones y las herramientas deben ser flexibles para realizar modificaciones en favor de la eficiencia.
4. Para impulsar las acciones que se decida tomar, es necesario dar seguimiento a y desarrollar mediciones de impacto. Algunas mediciones podrían ser el número de páginas impresas, los niveles de seguridad de la gestión documental, la satisfacción de las personas usuarias.
5. Las soluciones tecnológicas deben contar con funcionalidades que respondan a las necesidades de quienes van a trabajar con ellas.
6. En caso de almacenar datos sensibles, es necesario tomar las medidas de seguridad necesarias. Esto es que las organizaciones necesitan una infraestructura sólida para tener los documentos firmados debidamente resguardados.

Si quieres saber más de cómo utilizar la e.firma escríbenos a: [email protected]

• Links de interés:

Blog de Gob.mx: ¿Qué es la e.firma?

SAT, Obtención de e.firma